No dia a dia da gestão de TI, consolidar dados de incidentes espalhados por várias planilhas é uma tarefa crítica, mas muitas vezes manual e suscetível a erros. Relatórios mensais são a base da Gestão de Incidentes no ITIL, mas juntar tudo em uma análise coerente pode ser um desafio.

Esqueça o “copia e cola”. O Power Query, a ferramenta de transformação de dados nativa do Excel, pode automatizar esse processo de forma inteligente.

Neste guia completo, você aprenderá o passo a passo definitivo para unificar múltiplas abas em um Relatório de Incidentes dinâmico. O método ensinado aqui foi refinado para evitar os erros mais comuns, como conflitos de arquivo, duplicação de dados e cabeçalhos incorretos.

Vamos construir uma solução robusta desde o início.

Vídeo: Como Criar um Relatório de Incidentes a partir de Várias Abas

No vídeo, eu ensino passo a passo como criar um relatório de incidentes a partir de várias abas. Abaixo do vídeo, temos um passo a passo e a planilha para baixar e treinar.

A Estrutura do Nosso Arquivo de Incidentes

Nosso arquivo de exemplo contém 5 abas, uma para cada mês, simulando um cenário real de Service Desk. Cada aba possui milhares de registros com as seguintes colunas:

  • ID Incidente, Data Abertura, Categoria, Prioridade, Status e Tempo de Resolução (h).

📂 Clique abaixo para baixar o arquivo modelo de Incidentes e seguir o passo a passo!

Relatorio_Incidentes_MensalBaixar

Passo a Passo: Consolidando Dados da Forma Correta

Vamos seguir um processo de 5 passos para garantir que nossa solução seja automática, eficiente e livre de erros.

Passo 1: Preparação Essencial – Formatar como Tabela

Este é o alicerce de toda a automação. Para cada uma das suas abas de dados:

  1. Clique em qualquer célula com dados.
  2. Pressione Ctrl + T.
  3. Confirme que a opção “Minha tabela tem cabeçalhos” está marcada e clique em OK.

Por quê? Isso transforma seus dados em um objeto estruturado que o Power Query pode identificar e gerenciar de forma dinâmica.

Passo 2: Iniciar a Consolidação (O Método Correto)

Para evitar o erro de “arquivo em uso”, nunca nos conectamos ao arquivo como se fosse uma fonte externa. Em vez disso, lemos o conteúdo que já está aberto no Excel.

  1. Vá para a guia Dados.
  2. Clique em Obter Dados > De Outras Fontes > Consulta em Branco.
  3. O Editor do Power Query será aberto. Na Barra de Fórmulas, digite o seguinte e pressione Enter:
    • = Excel.CurrentWorkbook()
  4. O Power Query listará todas as Tabelas do seu arquivo. Este é o método mais seguro e eficiente para trabalhar com dados do próprio workbook.

Passo 3: Unificar os Dados (Sem Prefixos Indesejados)

Agora, vamos combinar os dados de todas as tabelas em uma só, já cuidando para que os cabeçalhos fiquem limpos.

  1. No Editor do Power Query, você verá a lista de tabelas. A coluna Content contém os dados que queremos. Clique com o botão direito no cabeçalho da coluna Content e escolha “Remover Outras Colunas”.
  2. Clique no ícone de expandir (↔️) no cabeçalho da coluna Content.
  3. Uma janela se abrirá. Aqui está o truque para evitar cabeçalhos como “Content.ID Incidente”: DESMARQUE a caixa de seleção “Usar nome da coluna original como prefixo”.
  4. Clique em OK.

Agora, todos os seus dados estão unificados em uma única tabela, com os nomes das colunas originais e corretos.

Passo 4: Carregar os Dados para o Excel

Com os dados limpos e unificados, vamos enviá-los para uma Tabela Dinâmica.

  1. No canto superior esquerdo, clique em “Fechar e Carregar Para…”.
  2. Na janela que se abre, escolha “Relatório de Tabela Dinâmica” e “Nova planilha”.
  3. Clique em OK.

O Excel criará uma nova planilha com sua Tabela Dinâmica pronta para análise. Mas antes de continuar, há um ajuste final e crucial.

Passo 5: Ajuste Essencial – Evitando a Duplicação ao Atualizar

Se você simplesmente atualizar a consulta agora, ela lerá as fontes originais E o seu próprio resultado, duplicando os dados. Vamos impedir que isso aconteça.

Parte A: Nomear a Tabela de Resultado

  1. Vá para a planilha que contém a tabela de dados que serve de base para sua Tabela Dinâmica (não a Tabela Dinâmica em si).
  2. Clique em qualquer célula dentro dela.
  3. Vá para a guia “Design da Tabela” e, no campo “Nome da Tabela”, digite um nome único, como RelatorioConsolidado. Pressione Enter.

Parte B: Ensinar a Consulta a se “Ignorar”

  1. No painel “Consultas e Conexões” (se não estiver visível, ative em Dados > Consultas e Conexões), dê um duplo-clique na sua consulta para reabrir o Editor do Power Query.
  2. Vá para a primeira etapa do processo, “Fonte”. Você verá a lista de todas as tabelas, incluindo RelatorioConsolidado.
  3. Clique na seta de filtro da coluna Name, vá em Filtros de Texto e escolha “Não É Igual a”.
  4. Digite o nome que você acabou de criar: RelatorioConsolidado. Clique em OK.
  5. Clique em “Fechar e Carregar”.

Pronto! Sua solução agora está completa e robusta. Ao clicar em “Atualizar”, a consulta irá inteligentemente ignorar seu resultado anterior, ler apenas as fontes de dados originais e reconstruir seu relatório sem erros ou duplicatas.

Análise Final e Importância para o ITIL

Com seu relatório consolidado e automatizado, você pode finalmente criar análises estratégicas:

  • Acompanhar o Tempo Médio de Resolução (MTTR) por categoria.
  • Identificar as áreas que mais geram incidentes.
  • Apresentar dados visuais e confiáveis em reuniões, provando a eficiência da sua equipe de TI.

Conclusão

Seguindo estes 5 passos, você não apenas resolveu um problema complexo, mas também construiu uma solução de dados reutilizável e profissional. Este método transforma o Excel de uma simples planilha em uma poderosa ferramenta de Business Intelligence, pronta para gerar valor real para a sua operação de TI.

Clique no link abaixo e saiba como eu posso te ajudar.

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